Bailar al ritmo del son

La Teoría General de Sistemas ha permitido estudiar, y administrar, a las organizaciones desde una perspectiva totalmente diferente a la que se tenía con el enfoque tradicional y reduccionista que prevaleció hasta hace unas cuatro décadas. Por un lado, esto implica ver a la organización como un sistema constituido por partes interrelacionadas e interdependientes, y no como un conjunto de elementos desconectados. Entonces, el resultado final no es el que se obtiene con la mera suma de las partes, sino el que generan las múltiples conexiones que se dan entre ellas.

Por otro lado, ahora la organización se ve ya no como una máquina o sistema físico, sino como un sistema vivo, como un organismo, o, para usar el término técnico, como un sistema adaptativo complejo. Adaptativo porque debe responder constantemente a las transformaciones de su entorno, que le plantea retos, amenazas y oportunidades. Complejo porque debe ser tan flexible como el mismo entorno se lo demande.

Para decirlo de otra forma, la organización, si quiere sobrevivir, tiene que bailar al ritmo del son que le toque el entorno. Si las condiciones prevalecientes en él son relativamente estables, el sistema organizacional no requerirá de cambios continuos, pero si son de un gran dinamismo e incertidumbre, su propia transformación deberá ser rápida, lo que requiere de mucha flexibilidad.

Ese, el de su capacidad adaptativa, es el secreto de la supervivencia de las organizaciones: responder oportuna y efectivamente a las demandas del entorno en el que operan y compiten. Hay un concepto especialmente importante que tiene que ver con esta capacidad de adaptación, que es el de Homeostasis.

La homeostasis (del griego homos, "similar", y estasis, "posición", "estabilidad"), es una propiedad de los sistemas, especialmente de los orgánicos, gracias a la cual éstos llevan a cabo los ajustes que les permiten mantenerse en un estado de equilibrio dinámico, y por lo tanto sobrevivir a los cambios de su entorno. Si los sistemas no fueran homeostásicos, simplemente perecerían.

Ejemplos de esta propiedad son los ajustes que hace el cuerpo ante un cambio de temperatura (a través del sudor, cuando aumenta el calor), o la aparición de la fiebre cuando hay una infección (lo que constituye un mecanismo “pasteurizador” del organismo, cuyo objetivo es eliminar a los agentes invasores).

Homeostasis organizacional

Las organizaciones tienen que conservar el equilibrio dinámico, dado que su entorno cambia constantemente, por lo que también ellas, como todo ser vivo, cuentan con un mecanismo homeostásico que, si funciona adecuadamente, les permitirá sortear las amenazas y aprovechar las oportunidades del entorno.
Este mecanismo es el proceso de toma de decisiones.

De la manera como se decida en la organización dependerá su capacidad de adaptabilidad y, por lo tanto, de supervivencia. Si el proceso es ágil y efectivo, se tendrá una respuesta oportuna y se realizarán los cambios y adaptaciones internos que las transformaciones externas demandan. De lo contrario, la organización se verá rebasada por su entorno y, a la larga o a la corta, será destruida por él.

La moderna administración del entorno incluye cuatro fases o etapas, igualmente importantes. La primera es la percepción, es decir, la habilidad para hacerse de la información del entorno que resulte relevante para la organización; la segunda es el análisis, ya que hay que saber interpretar adecuadamente esa información para anticipar su posible impacto en la organización; la tercera es precisamente la decisión, para elegir la respuesta idónea a las condiciones cambiantes del entorno, y la cuarta es la acción, hacer lo que se decidió.

No es casual que muchos de los cambios que se están dando en las organizaciones hoy en día tengan que ver con su proceso de toma de decisiones: descentralización, facultamiento, participación, involucramiento, son acciones directamente relacionadas con él. Si las decisiones se centralizan, si los controles son burocráticos, la respuesta organizacional se vuelve lenta, y con ello el riesgo de reaccionar extemporáneamente es mayor, lo que le resta a la organización posibilidades de supervivencia.

Es indispensable entonces contar no sólo con un proceso óptimo de toma de decisiones, sino también con una metodología apropiada para el procesamiento eficiente y eficaz de la información, que es la materia prima de la buena toma de decisiones.

Tan importante es esto, que hace no mucho tiempo la revista Fortune lo consideró como uno de los factores clave de éxito de las empresas más admiradas del mundo.